YANG PALING MENDASAR DI MANAJEMEN DATA

Tanpa harus menunggu era modern dan digitalisasi, sebenarnya masalah manajemen data adalah sebuah unsur yang sangat penting dan dibutuhkan dalam pengelolaan suatu organisasi apalagi yang bersifat bisnis. 

Tidak bisa tidak, bagaimanapun manajemen data menjadi salah satu komponen krusial yang harus ada dalam sebuah bisnis atau organisasi. Tujuan dari diadakannya komponen yang satu ini adalah untuk mengelola seluruh informasi dalam perusahaan atau organisasi tersebut dengan baik. Proses yang dilakukannya mulai dari mengumpulkan data, menyimpannya, merawat atau memeliharanya, mengolah hingga memastikan bahwa seluruh data tersebut aman.

Namun tidak bisa dipungkiri, dalam prakteknya manajemen data seringkali mengalami masalah. Berbagai kendala sering ditemui di tengah jalan sehingga siapapun yang bertugas mengelola data-data dalam perusahaan harus bisa dan mampu meng-handle seluruhnya. Ingat, the time is money.

Padahal setidaknya terdapat beberapa permasalahan manajemen data yang sering terjadi dan dialami.

Guno Display

Ada baiknya sebelum membahas permasalahan manajemen data kita terlebih dahulu perlu mengenali apa yang sering terjadi dalam operasional perusahaan, 

terlebih dahulu kita akan menyinggung sedikit tentang  seluk beluk mengenai komponen yang satu ini. Sebenarnya apa sih manajemen data itu? Sepenting apa perannya sehingga sebuah bisnis harus memilikinya? 

Manajemen data merupakan salah satu bagian dari proses pengelolaan sumber daya informasi dalam perusahaan. Proses ini mengharuskan kita untuk rajin dan teliti dalam mengelola setiap data yang masuk ke dalam perusahaan, menyotirnya, untuk kemudian disimpan, dirawat dan diolah untuk keperluan tertentu.

Misalnya, data diri karyawan saat melamar kerja di suatu perusahaan akan disimpan untuk kemudian dijadikan sebagai bahan pertimbangan dalam pemberian jenjang karir. Selain itu data yang terkait keuangan perusahaan dari setiap periode juga dapat diolah kembali sebagai pertimbangan kapan waktu yang tepat untuk melakukan ekspansi.

Dengan demikian terlihat seberapa pentingnya keberadaan manajemen data dalam sebuah bisnis atau organisasi. Karena semakin baik sebuah data dikelola akan memudahkan siapapun untuk membaca dan memahaminya. Data-data ini juga dapat dijadikan sebagai landasan dalam menentukan sebuah keputusan besar untuk menghindarkan perusahaan dari kerugian di masa mendatang.

Namun ada permasalahan manajemen data yang paling sering terjadi dan sering ditemui dalam implementasinya.

1. Dalam operasional sebuah bisnis, perlu diadakan standarisasi yang bertujuan untuk memastikan bahwa semua aktivitas yang dilakukan memiliki output yang sama dan sesuai yang dengan yang diminta. Begitu pula dalam manajemen pendataan. Di mana struktur penyusunan data juga harus ditentukan standarnya sehingga antara satu data dengan yang lain tidak akan memiliki susunan yang berbeda. Karena struktur pendataan yang berbeda antara satu sama yang lain juga hanya akan membuat orang yang membacanya bingung dan sulit untuk dipahami. Dengan demikian  perlu dibuat standarisasi mengenai susunan data yang ingin digunakan agar seluruhnya dapat disajikan dalam bentuk yang seragam.

2. Sistem pendataan yang dulunya masih menggunakan cara konvensional namun seiring dengan perkembangan zaman yang semakin maju, ada begitu banyak sistem atau aplikasi pendataan yang bisa digunakan oleh perusahaan untuk memudahkan kinerja manajemen data. Namun demikian harus diakui, tak sedikit pelaku usaha yang lebih menginginkan manajemen data dikerjakan oleh tenaga manusia. Tentu tidak ada yang salah dengan pendapat tersebut. Hanya saja menggunakan manusia sebagai sosok yang mengelola data seringkali memicu terjadinya kesalahan atau human error. Berbeda jika menggunakan aplikasi mutakhir yang banyak tersebar saat ini, seluruh sistem pendataan dapat berjalan secara otomatis sehingga mampu meminimalisir risiko terjadinya kesalahan yang tidak perlu.

Selain itu, data yang dikelola dengan cara konvensional biasanya hanya disimpan dalam bentuk fisik. Risiko hilang dan rusak sewaktu-waktu pun tidak dapat dihindarkan. Sedangkan jika menggunakan aplikasi modern yang ada, seluruh data akan disimpan dalam bentuk digital dan dapat diakses kapan saja, di mana saja.

3. Risiko terjadi pencatatan data dengan informasi yang sama, disadari atau tidak seringkali terjadi sehingga  double informasi yang masuk ke dalam database. Ini bisa terjadi karena kurangnya koordinasi antara satu departemen dalam perusahaan dengan departemen yang lain. Solusi untuk mengatasinya tentu saja adalah dengan membangun komunikasi yang baik. Selain itu dengan penggunaan aplikasi pendataan, risiko seperti informasi ganda seperti ini dapat dihindari. Karena seluruh departemen dapat mengakses satu aplikasi yang sama dan melihat informasi apa saja yang sudah tersedia dalam database. Sehingga akan lebih menghemat waktu dan efisien. Tidak terjadi blunder data informasi.

4. Penyimpanan data yang berbeda juga bisa terjadi tanpa disadari. Risiko yang satu ini sering dialami oleh perusahaan atau bisnis yang sudah memiliki banyak cabang. Di mana biasanya setiap informasi data mengenai karyawan atau perusahaan bahkan customer  disimpan oleh pusat. Sehingga pada situasi tertentu, sulit untuk bagian cabang memperoleh data yang ingin mereka gunakan. Namun hal seperti ini tentu juga tidak akan terjadi jika perusahaan menggunakan aplikasi pendataan digital. Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, bahwa aplikasi ini memungkinkan siapapun yang memiliki wewenang dapat mengaksesnya dari mana saja.

5. Tidak dipungkiri bisa juga terjadi kelebihan data yang masuk. Harus dimaklumi seiring dengan perkembangan bisnis yang semakin besar, informasi data yang harus dikelola pun akan semakin banyak. Akibatnya, mereka yang bertugas melakukan pendataan akan mengalami overload. Sehingga sangat rawan terjadi human error serta data yang tertumpuk. Akibatnya, pendataan tidak terjadi secara maksimal dan tidak terekam dengan baik. Mereka tidak ubahnya menjadi sampah. Data yang diinput dari sampah hasilnya juga berupa sampah.

6. Hal lain yang sering terjadi adalah kurangnya pengawasan terhadap karyawan yang bertugas di bagian pendataan. Padahal sebagai seorang pelaku usaha, kita harus memastikan bahwa setiap operasional perusahaan dapat berjalan dengan semestinya. Begitu pula dalam manajemen data, kita harus memastikan bahwa setiap admin memiliki kewenangannya tersendiri. Mereka adalah orang-orang yang mempunyai kemampuan dan dapat dipercaya.   Namun mun jangan lupa, berikan mereka batasan akses sehingga untuk data-data yang krusial tidak akan bocor dan diketahui oleh semua pihak. Bagaimanapun mengingat dalam sebuah perusahaan pasti memiliki rahasianya tersendiri yang harus dijaga. Entah itu berkaitan dengan database pelanggan, rencana di masa mendatang dan lain sebagainya. Dengan demikian penggunaan sistem kelola data yang baik tentu akan memberikan kemudahan dalam berbagai hal. Mulai dari proses input hingga mengolahnya. Sehingga akan ada banyak waktu yang lebih bisa dihemat dan dialokasikan untuk menyelesaikan pekerjaan lain. Maka dari itu, tidak ada jalan lain yaitu melakukan komputerisasi terhadap seluruh komponen perusahaan termasuk dalam manajemen data ini.

Guno feed

Saat ini sudah banyak penjual aplikasi yang canggih, akurat, efektif. Sehingga segala data informasi dapat dijalankan dan dilihat secara efisien. Praktis. Soal harga tentu terngantung kekayaan fitur yang ada di dalamnya.

Have a nice day.

NB: Dari berbagai sumber. Silahkan diklik gambar tiga baris sejajar cari kata ARSIP untuk mencari artikel yang lainnya. Terima kasih.

Guno Artikel