SEKILAS TENTANG DEVISI GENERAL AFFAIR

Semua perusahaan memiliki struktur organisasi yang terstruktur agar pembagian kerja berjalan dengan baik. Struktur organisasi tersebut bisa berbentuk divisi yang sesuai dengan tanggung jawabnya. Agar perusahaan bisa menjalankan perusahaan, maka semua divisi harus dapat saling bekerjasama.

Misalnya untuk urusan mengelola SDM, perusahaan membutuhkan devisi HRD. Dalam lingkup manajerial, HRD juga ber-partner dengan general affair (GA). Keberadaannya cukup sering dianggap sama. Apa yang menjadi tugasnya sangat bersentuhan, mengurusi sarana dan prasarana, saling mendukung, saling melengkapi. Meskipun pada praktiknya dalam bekerja, keduanya memiliki peran yang berbeda. Maka tidak heran bila seseorang merangkap sebagai Manajer HRD dan Manajer GA.

Selain dengan devisi HRD, GA juga dinilai memiliki banyak kesamaan dengan devisi purchasing yang tugasnya terkait dengan pengadaan fasilitas di perusahaan. Sementara itu, GA memiliki tugas menjaga atau merawat fasilitas perusahaan yang sudah dibeli sebelumnya.

Contohnya adalah ketika purchasing membeli perangkat komputer untuk perusahaan. Setelah itu General Affair memastikan komputer yang sudah dibeli memang seperti yang dibutuhkan untuk digunakan guna menunjang kepentingan operasional perusahaan dan memastikan dalam keadaan selalu siap untuk digunakan. Secara umum General Affair harus selalu melakukan stok opname semua kebutuhan operasional perusahaan.

General Affair secara tidak langsung menjalankan beberapa fungsi dalam perusahaan untuk menjalankan tanggung jawabnya. Diantaranya :

Urusan pemeliharaan (maintenance) terkait dengan pemeliharaan aset. Dari yang bersentuhan dengan bagian administrasi sampai yang terkait dengan bidang operasional. Cukup ribet memang.

Terkait dengan penyusunan laporan aset dan pengeluaran rutin untuk keperluan rapat.

Perizinan, khususnya terkait dengan izin pihak eksternal.

Menjaga komunikasi yang baik dengan pemangku kepentingan perusahaan lainnya.

KPI untuk General Affair.

Agar kinerja karyawan di dalam perusahaan, maka dibutuhkan KPI (Key Performance Indicator). Demikian halnya untuk tanggung jawab general affair. Masing-masing pekerjaan bisa dipantau sebaik mungkin dengan KPI. Seperti apa contohnya? Berikut ini adalah aspek yang bisa dimasukkan sebagai KPI GA.

Penyelesaian pengerjaan pembangunan/renovasi bangunan dan juga fasilitas.

Tingkat kepuasan pada masing-masing departemen dengan GA.

Kebersihan lingkungan kantor.

Durasi yang dibutuhkan untuk mengajukan izin resmi.

Jumlah komplain terhadap keputusan perusahaan dalam satu tahun.

Penjelasan KPI bisa bervariasi dan bergantung pada kebijakan perusahaan.

Dengan demikian kesimpulannya :

General affair bertanggung jawab atas semua bidang yang berkaitan dengan kegiatan Sumber Daya Manusia untuk perusahaan. Termasuk di antaranya adalah memberikan saran, bantuan, dan follow up kebijakan, prosedur, dan dokumentasi perusahaan.

Untuk bekerja pada bidang ini, maka dibutuhkan beberapa kualifikasi tertentu yang seharusnya terpenuhi. Yang jelas, pengalaman dan skill profesional di bidang ini bisa terbentuk karena pengalaman. Pada dasarnya tujuan utama keberadaan general affair yaitu memastikan bahwa operasional perusahaan lancar dan karyawan produktif.

Satu hal yang mendukung hal itu adalah penggunaan aplikasi absensi online dengan fitur lengkap dan mudah digunakan. Setiap fitur dirancang untuk memenuhi kebutuhan di perusahaan. Termasuk didalamnya adalah untuk kebutuhan data. Mereka harus siap untuk selalu belajar.

Dengan adanya perkembangan Industri 4.0, dapat dipastikan tugas devisi General Affair pastilah menjadi semakin banyak. 

1. Pengadaan, pendataan dan perawatan aset perusahaan.

2. Membuat laporan anggaran dan pembayaran.

3. Mengurus perijinan atau legalitas perusahaan.

4. Harus dapat bekerjasama dengan devisi lainnnya.

Have a nice day.

NB: Silahkan diklik gambar tiga baris sejajar cari kata ARSIP untuk mencari artikel yang lainnya. Terima kasih.