Menyikapi masalah pelatihan di tempat kerja

Di sebuah perusahaan sudah umum dilakukan pelatihan untuk meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) atau karyawannya. Hal itu dimaksudkan agar SDM dapat selalu siap dan tanggap untuk menghadapi segala permasalahan yang perlu dihadapi dan dipecahkan oleh perusahaan. Dengan demikian perusahaan selalu tidak ketinggalan mengikuti situasi terkini serta mempunyai solusi untuk menjawab munculnya problem segala yang ada.

Permasalahan umum yang sering dihadapi adalah Top Manajemen umumnya menyerahkan jangka waktu pelatihan (berapa hari) kepada kita tapi setelah jadi sering ditolak karena dianggap terlalu lama sehingga dapat memboroskan anggaran. Tentu saja kita yang mengalah karena perintah atasan sangat susah untuk dibantah. Padahal kita tahu jangka waktu yang ditentukan oleh Top Manajemen tersebut tidak efektif. Dan bila ternyata hasilnya hasilnya tidak seperti yang diharapkan kitalah yang disalahkan.

Untuk menyikapi masalah itu memang seharusnya disodorkan ke Top Manejemen rumusan baku tentang jangka waktu latihan disertai dasar kepentingan setiap item latihan. Pembuatannya disesuaikan dengan format kurikulum. Di situ ada program pelatihan dengan disertai Nama, Lama, Tujuan, Sasaran, Materi, Penahapan dan Susunan materi pelatihan, serta Persyaratan calon peserta.  

Kemudian adanya evaluasi program pelatihan. Evaluasi inilah akan menjadi masukkan bagi Tim Perancang Pelatihan. Bagian perencanaan pelatihan atau Tim Perancang Pelatihan  juga harus berhitung dengan benar tentang kebutuhan jangka waktu pelatihan. Perhitungan Jangka Waktu Pelatihan menggunakan rumus :

PJWP = [(Jumlah Peserta Pelatihan/Jumlah Pelatih) x (dikali) Jumlah Masa Pelatihan Peserta] dibagi Jumlah Peserta Pelatihan per Pelatih.

Jumlah peserta pelatihan diambil dari Persyaratan Kelulusan, sementara rasio Pelatih / Peserta pelatihan dan lamanya jangka waktu yang perlu dijalani oleh setiap Peserta Pelatihan adalah Masa Pelatihan Peserta. Dengan demikian masalah yang harus diselesaikan oleh Tim Perancang Pelatihan dengan memperhatikan ketersediaan pelatih, dan komponen pelatihan lainnya.

Contoh 1: Jumlah Peserta Pelatihan sebanyak 12 orang dan Jumlah Pelatih sebanyak 3 orang. Jumlah Masa Pelatihan Peserta selama 4 hari. Maka rumusnya:   [ (12/3) x 4] : 4 = 4

Contoh 2 : Jumlah Peserta Pelatihan sebanyak 12 orang dan Jumlah Pelatih sebanyak 3 orang. Jumlah Masa Pelatihan Peserta selama 2 hari. Maka rumusnya: [ (12/3) x 2] : 1 = 8

Catatan: angka 4 dan 1 diperoleh dari hasil perhtiungan Pengadaan Pelatihan Secara Sederhana PPSS. 

PPSS mengatur tentang jumlah pelatih  dengan spesialisasi/keahlian tunggal yang diperlukan untuk mendakan suatu kursus pelatihan tertentu. Angka PPSS bagi para pelatih dengan spesialisasi/keahlian tertentu diperhitungkan dengan penerapan formula ini, dengan hasil perhitungan dibulatkan sampai dua desimal.

PPSS = Indeks Pelatih x Frekunsi Pelatihan x Diversion Allowance (Pengalihan yang Dimungkinkan).

Frekuensi Pelatihan adalah rata-rata jumlah pelatihan dari jenis tertentu yang dilaksanakan oleh sebuah unit dalam satu tahun pelatihan.
Diversion Allowance adalah sebuah faktor yang dapat digunakan untuk memungkinkan adanya tugas yang membuat para pelatih keluar dari tugas pemberian pelatihan mereka yang sebenarya. Diversion Allowance adalah 1,0 untuk setiap pelatihan, kecuali angka yang lebih tinggi diperbolehkan.

Dengan menggunakan Indeks Pelatih sebagaimana diperhitungkan di atas, jika frekuensi pelatihan bernilai 9 dan diasumsikan bahwa diversion allowance adalah 1,0 maka PPSS dihitung sebagai berikut: PPSS= 0,05 x 9 x 1,0= 0,45

Melalui perhitungan ini, diharapkan lama pelaksanaan program pelatihan dapat terkendali secara efektif dan efisien.  

Menyikapi masalah pelatihan ada beberapa cara yang umum dilakukan untuk menentukan durasi kegiatan pelatihan.

Objectives Constrain, suatu cara yang dianggap paling ideal, dimana faktor kondisi peserta, sarana, teknologi, dan metode sangat diperhatikan untuk mencapai tujuan pembelajaran. Dengan demikian maka tidak ada durasi pelatihan yang baku. Durasi keseluruhan sangat tergantung dari berapa lama pencapaian tujuan pembelajaran per subject (pokok bahasan) dapat dicapai. Misal: di X durasi training dapat berjalan selama 3 hari, tapi Y karena berbeda peserta, dan sarana kurang mendukung maka diperlukan waktu sampai 5 hari untuk mencapai seluruh tujuan pembelajaran.

Work-Hour Constrain, banyak di pakai di berbagai perusahaan menggunakan cara ini untuk menentukan waktu training untuk karyawannya. Tiba – tiba saja trainer disodori durasi training 1 hari atau 2 hari, dengan durasi per harinya 7 jam (mengikuti jam kerja). Ini dirasa  lebih simpel, lebih sederahana. Karena umumnya perusahaan tidak mau terganggu oleh adanya pelatihan. Namun dapat kita pahami bagaimanapun pelatihan diposisikan sebagai investasi pendukung kinerja, atau sebatas biaya dan kewajiban semata.

 Learning Gain, seperti kita ketahui banyak manfaatnya dengan adanya pelatihan, tetapi tidak banyak karyawan yang mempunyai waktu luang. Cara ini memperhatikan dua aspek tersebut, sehingga penekanannya lebih kepada metode pelatihan yang digunakan. Misalnya trainer atau training designer dapat membagi training menjadi 2 program. Yaitu program pelatihan dengan durasi sebagaimana ditetapkan perusahaan (misal sehari atau dua hari), dengan bahasan pada kompetensi pokoknya. Dan program implementasi pelatihan, dimana secara berkala dan durasi harian yang singkat trainer memberikan bantuan bagi peserta untuk mengimplementasikan pembelajaran yang didapat dalam program pelatihan. katakanlah seminggu sekali dalam kurun satu bulan untuk program yang kedua ini. Intinya, peserta tetap diberi kesempatan belajar dan memahami pelajaran untuk membantu meningkatkan kompetensinya.

Industrial Ratio, yaitu dengan memanfaatkan berbagai survey yang dilakukan oleh berbagai kelompok industri. Seperti halnya yang pernah dilakukan oleh ASTD (American Society for Training and Development), dimana waktu training yang diperlukan per pokok bahasan atau per sub tujuan pembelajaran berkisar antara 45 menit sampai 60 menit. 

Begitulah cara menyikapi masalah pelatihan di Perusahaan..

*****

NB: Jadilah pengikut blog ini dan agar tidak ketinggalan setiap ada artikel baru. Beri komentar dan silahkan disebarkan. Selama ada ide insyaallah setiap sepekan ada tulisan baru. Seringlah menjenguk situs ini, karena ada tulisan yang kadang kami jadwal secara otomatis untuk terbit setidaknya minimal dua kali dalam sepekan. Insyaallah. Ingat google Guno HRD. Jangan lupa klik tulisan Subscribe Us. Terimakasih telah mengunjungi perpustakaan kami.